Gairebé no rebo correu en paper a casa. He aconseguit substituir la majoria de coses de paper a format electrònic, i la bústia física de l’entrada gairebé té teranyines, a excepció d’alguna revista o de correu comercial que va directament a la brossa. Ah, i també rebo la propaganda electoral, que també triga poc en ser estripada i llençada a les escombraries.
Resulta que això del correu electrònic (fa uns dies vaig explicar el dia que vaig enviar el meu primer e-mail) és un gran invent.
Però, segur que és un gran invent quan se’n fa un mal ús?
Per començar, això d’escriure un mail és molt fàcil i ràpid, i molta gent té la temptació de posar en còpia a mitja Humanitat. I alguns mails es converteixen en xats, on tothom hi diu la seva.
Jo m’he acostumat a seguir una regla que gairebé mai incompleixo: quan estic en còpia d’un mail, me’l llegeixo però no acostumo a prendre cap acció més, més enllà d’arxivar-lo convenientment.
És molt recomanables repassar bé la llista de destinataris d’un mail abans d’enviar-lo (jo ho faig a consciència). Com que afegir persones és gratis, correm el risc de passar-nos de frenada.
És molt llegir posar en còpia al “cosí de Zumosol” quan envies un mail “difícil” a algú altre i tens por de que no en faci cas. Hi ha gent que també té tendència a posar en còpia al “papa” perquè el receptor del mail es vegi més obligat a fer el que diu el mail.
Una cosa molt important és arxivar els mails, de la mateixa manera que quan rebíem cartes a casa no les deixàvem apilades sobre la taula de l’escriptori. Tenir la safata d’entrada plena de mails és un dels meus malsons. Hi ha dies que, per motius de feina, rebo més de cents mails (no exagero i ja descompto l’spam) i la meva obsessió és poder tractar-los, ja sigui donant-los resposta, reenviant-los a qui pertoqui o arxivant-los a la carpeta que correspongui.
Quan tingui la safata d’entrada per sota de 50 mails sóc feliç, tot i que reconec que en algun moment n’he arribat a tenir més de 200, cosa que em provocava molt neguit.
Tinc una altra màxima que intento complir, tot i que algun dia en sóc incapaç perquè vaig de reunió en reunió i no tinc temps de gestionar-ho. Aquesta màxima és la d’intentar respondre (o com a mínim llegir) tots els mails abans d’anar a dormir.
I vosaltres, com gestioneu el vostre mail? Teniu la safata d’entrada neta de mails?
No, pero en mí caso es normal, ahora sólo recibo de la Universidad y el profesorado anda escaso.
Me gusta tener la bandeja limpia.
Y si convengo contigo que hay que tener cuidado a la hora de envíar; perticularmente tengo a algunas personas vedadas en el correo, de esa manera cuado quiero comunicar algo lo hago por CCP y no en grupo.
Salut
M'agradaLiked by 1 person
Buena práctica. A tener en cuenta.
M'agradaM'agrada
Jo ho tracto de manera similar a la que expliques, complementat amb algunes idees tretes de la metodologia GTD de David Allen (molt recomanable per cert, imagino que la coneixes?).
La safata neta al màxim possible, si es pot tractar un correu (arxivar, respondre, fer una acció) en menys de dos minuts es fa, si no s’anota a la llista de tasques a fer (del dia o setmana) i s’arxiva el correu igualment. Un o dos cops al dia revisió bàsica (organitzar i prioritzar) de la llista de tasques diàries, i un cop a la setmana revisió més profunda de les tasques i projectes a llarg plaç, seguiments de coses que has demanat a altra gent, revisió d’agendes, etc…
El que més m’agrada de la metodologia GTD és la noció de treure totes les tasques pendents del cap i oblidar-te’n (si confies en el sistema ja saps que ho tractaràs més tard, a la revisió que toqui). Això et permetre’t alliberar la ment i centrar-te millor en les tasques que has decidit fer a cada moment.
Això sí, com amb tot, no és pràctic intentar complir-ho estrictament al 100%. És molt millor adaptar-ho a la teva manera fins que t’hi sentis prou còmode.
M'agradaLiked by 1 person
Doncs no conec la metodologia GTD, però té molt bona pinta.
Algun link recomanable?
M'agradaM'agrada
Doncs com a intro bàsica:
https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
http://hipertextual.com/archivo/2012/11/organizar-tareas-gtd/
…però si t’interessa, et puc deixar el llibre original on ho explicava tot. És la millor explicació, a vegades sona una mica anticuat quan esmenta eïnes (és del 2002, pre-smartphones) però lo important que són els conceptes és igual de vàlid.
M'agradaLiked by 1 person
Gràcies. Ara recordo que fa uns mesos vaig llegir un article sobre el Getting Things Done
M'agradaM'agrada